Rimborso chilometrico: come funziona e come si calcola con le tabelle ACI

Chi usa la propria auto per lavoro — visite a clienti, cantieri, trasferte — sostiene costi reali che il datore di lavoro (o l’attività professionale) può rimborsare. Il rimborso chilometrico è lo strumento pensato proprio per questo: un metodo standardizzato e riconosciuto dal fisco per ripagare l’uso del veicolo. Il riferimento ufficiale in Italia sono le tabelle ACI. Vediamo come funziona e come si calcola.

Cos’è il rimborso chilometrico

Il rimborso chilometrico è il ristoro dei costi sostenuti per usare l’auto personale in attività lavorative. Non copre solo il carburante: rappresenta il costo complessivo di utilizzo del veicolo, che comprende anche l’usura dei pneumatici, la manutenzione, l’assicurazione e la quota di deprezzamento. È per questo che non si basa sulla semplice spesa di benzina, ma su un costo chilometrico “tutto compreso” calcolato in modo analitico.

Le tabelle ACI: il riferimento ufficiale

Ogni anno l’ACI (Automobile Club d’Italia) elabora e pubblica in Gazzetta Ufficiale, di norma entro il 31 dicembre, le tabelle nazionali dei costi chilometrici. Per ogni marca, modello e alimentazione (benzina, diesel, GPL, metano, ibrido, elettrico) le tabelle indicano il costo per chilometro, differenziato per fasce di percorrenza annua (perché il costo/km cala all’aumentare dei km percorsi, spalmando i costi fissi).

Questi valori sono il parametro riconosciuto dall’Agenzia delle Entrate per quantificare il rimborso in modo oggettivo. In pratica basta trovare il proprio modello nella tabella ACI dell’anno di riferimento e leggere il costo €/km corrispondente alla percorrenza annua prevista.

Come si calcola il rimborso

La formula è semplice:

Rimborso = chilometri percorsi per lavoro × costo €/km (tabella ACI)

Esempio: un dipendente percorre 2.000 km in trasferte con un’auto il cui costo ACI è 0,45 €/km. Il rimborso spettante è 2.000 × 0,45 = 900 €. Se lo stesso veicolo avesse un costo chilometrico di 0,60 €/km (per esempio un modello più grande o con minore percorrenza annua), il rimborso salirebbe a 1.200 €. Il costo €/km dipende quindi dal modello scelto nella tabella, non da quanto effettivamente si è speso in carburante.

Uso per lavoro e trasferte

Il rimborso chilometrico riguarda due situazioni tipiche:

• Dipendenti e collaboratori che usano l’auto privata per trasferte di lavoro. Occorre in genere un’autorizzazione preventiva del datore di lavoro e la registrazione dei viaggi (data, tragitto, km, motivo).
• Professionisti e lavoratori autonomi che percorrono chilometri per la propria attività: possono dedurre i costi dell’auto secondo le regole fiscali della loro categoria.

In tutti i casi è fondamentale una documentazione ordinata dei chilometri percorsi: senza prova dei tragitti il rimborso non è giustificabile né in caso di controllo.

Tassazione e trattamento fiscale

Il vantaggio del metodo ACI è anche fiscale. Per il dipendente, il rimborso delle trasferte effettuate fuori dal territorio comunale della sede di lavoro, calcolato con le tariffe ACI, non concorre a formare il reddito imponibile (è esente da tassazione), entro i limiti stabiliti dalla normativa. Le indennità per spostamenti all’interno del Comune sono invece imponibili in capo al lavoratore. Per l’azienda, i costi del rimborso sono deducibili nei limiti previsti dal TUIR, con particolare riferimento alle auto fino a una determinata potenza fiscale.

Poiché le regole di deducibilità ed esenzione sono soggette a limiti e aggiornamenti, per i casi concreti conviene sempre verificare con il proprio consulente fiscale.

Come tracciare i chilometri e le spese

Il punto debole del rimborso chilometrico è la tracciabilità: servono chilometri, date e spese ordinati. Registrare percorrenze e costi dell’auto in un’app dedicata rende immediato compilare la nota spese e verificare che il rimborso ricevuto copra davvero i costi. In quanto costa mantenere un’auto vedi come il costo chilometrico “tutto compreso” delle tabelle ACI rispecchia le stesse voci — carburante, assicurazione, bollo, manutenzione — che compongono il costo reale del tuo veicolo.

Fonti e riferimenti

Le informazioni di questa guida si basano sulle fonti ufficiali in materia:

• Costi chilometrici per modello: tabelle nazionali ACI pubblicate in Gazzetta Ufficiale (aggiornamento annuale).
• Trattamento fiscale delle trasferte e dei rimborsi: art. 51 del TUIR (D.P.R. 917/1986).
• Deducibilità dei costi auto per l’impresa e il lavoratore autonomo: art. 95 e art. 164 del TUIR.
• Base di calcolo del costo di utilizzo (carburante, pneumatici, manutenzione, assicurazione, ammortamento): metodologia ACI.